Como ejemplo específico para el desarrollo de la disertación tomaremos en consideración el proyecto de establecimiento de un vivero Foresto-ornamental en el cantón de Naranjo. Para tales efectos consideraremos las primeras tres fases del ciclo de vida de los proyectos como lo es la iniciación, la planificación y la ejecución.
Iniciación o definición de proyectos: durante la iniciación se deben delimitar y establecer los objetivos y el alcance que el proyecto vivero va a satisfacer o cumplir, previo a ejecutar dicha tarea se debe contar con un equipo de trabajo, liderado por un gerente de proyecto que se encontrará en contacto directo con los inversionistas, dueños o stakeholders. Este equipo de trabajo aparte de concretar los objetivos y alcances debe realizar los estudios de prefactibilidad con el fin de determinar la viabilidad de invertir o no en el proyecto, entre los estudios a realizar se encuentran:
· Estudio legal
· Estudio de mercado
· Estudio técnico
· Estudio financiero
Planificación del proyecto: Una vez confirmada la viabilidad del proyecto se procede a la definición de cronogramas de entregables con sus respectivas actividades, asignación de los presupuestos, así como la definición de subequipos o responsables de llevar acabo cada tarea (infraestructura, riego, viveristas, entro otros) importante incluir los riesgos que se podrían presentar en el tiempo y sus posibles medidas de contingencia, ya que en este tipo de proyectos cualquier cambio climático o condición de la naturaleza puede afectar e impedir el cumplimiento de objetivos.
La planificación debe ser un proceso participativo donde la capacidad técnica de ingenieros, técnicos o expertos en área agronómica deben nutrir al gerente sobre particularidades del proyecto, de igual manera el gerente o encargados del proyecto deben procurar informar y/o capacitar sobre los temas de administración y gerencia al equipo de trabajo con el de comprometer los con el cumplimiento de los plazos y las tareas asignadas.
Para este tipo de proyecto la ejecución puede realizarse mediante una combinación de metodología agile y predictiva aprovechando la ventaja de ambas con el fin de obtener los mejores resultados en un menor tiempo y costo.
Ejecución de proyecto: durante la ejecución del proyecto los equipos deben encontrarse debidamente enterados y en conocimiento de los cronogramas establecidos con sus respectivas tareas y porcentajes de avance que deben mostrar según lo acordado, esto de acuerdo con la metodología definida, por otra parte y en caso que se realicen mejoras, cambios, o que se materialicen los riesgos tanto los líderes de equipos como gerente deberán gestionarlo buscando el balance entre beneficio- costo.
Durante la ejecución e incluso desde la definición del proyecto la comunicación hacia los vecinos es fundamental, ya se pueden prever problemas o disconformidades a nivel comunitario y el proyecto podría ser sujeto a perder los permisos y patentes comerciales, además esta interacción hacía los vecinos y comunidades cercanas pueden ser muy beneficiosa esto como potenciales clientes o partes interesadas en el desarrollo del proyecto.
Por otra parte, al analizar el giro de negocio del proyecto del vivero, se requiere que el equipo de trabajo sea multidisciplinario e integrado por colaboradores de muy diverso grado escolar lo enriquece la diversidad de opiniones y puntos de vista durante la ejecución del proyecto, pero a su vez requiere de gran estrategia para designar lideres y encargados que demuestren la capacidad para la toma de decisiones pero a vez de puertas abiertas para recibir opiniones y mejoras, de cualquier colaborar, sin menos preciar las propuestas.
A nivel gerencial el líder del proyecto debe encontrarse informado por los equipos de trabajo, esto de manera semanal, con las consideraciones de personal y los avances según el cronograma definido, así como la ejecución de los recursos presupuestarios de manera tal que la administración financiera sea congruente a los avances evitando riesgos operativos por temas del flujo de caja.
Asimismo, el proyecto de un vivero es de corte ambiental y por ende la imagen que muestre al público es elemental para el alcance de sus objetivos, es decir esta imagen no solo es de marketing y ventas sino legal y normativa referente a los permisos municipales, de uso de agua y agroquímicos. Permisos que el equipo administrativo debe gestionar y mantener vigentes durante su ejecución.
En todo proyecto el componente principal son sus colaboradores, es por ello que un buen clima organizacional y una motivación constante es fundamental para el adecuado desarrollo y ejecución del mismo, es por ello que tanto el gerente del proyecto como como los encargados puedan ser fuente de un liderazgo transformacional, elevando el desempeño e inspiración del equipo, valga mencionar que los lideres informales que se destacan durante el proceso contribuyen y aportan significativamente a los objetivos del proyecto siempre y cuando se encuentre motivados.