Para aplicar los fundamentos y principios clave de la gestión de proyectos en un caso real, consideremos un ejemplo específico: la construcción de un edificio de oficinas del Ministerio de Salud. Vamos a describir dos fases del ciclo de vida del proyecto: la fase de planificación y la fase de ejecución.
Fase de Iniciación:
Definir y establecer los objetivos, el alcance y la viabilidad del proyecto de construcción de un edificio de oficinas implicaría los siguientes pasos:
Definición de Objetivos:
· Identificar el propósito del edificio de oficinas: ¿Para qué se utilizará? ¿Cuál es su función principal?
· Establecer metas específicas y medibles: Por ejemplo, capacidad para albergar a un cierto número de empleados, cumplimiento de estándares de sostenibilidad.
· Asegurarse de que los objetivos sean alcanzables y relevantes: Considerando factores como el presupuesto disponible, la disponibilidad de terreno adecuado y la demanda del mercado para este tipo de edificios en la ubicación seleccionada.
· Definir un plazo de tiempo realista para completar el proyecto: Teniendo en cuenta el tiempo necesario para el diseño, la obtención de permisos, la construcción y posibles contratiempos.
Evaluación de Viabilidad:
Realizar un análisis de viabilidad financiera: Evaluar el costo estimado del proyecto en comparación con el presupuesto disponible y los posibles ingresos futuros generados por el edificio.
Considerar la viabilidad técnica: Evaluar si se cuenta con los recursos técnicos y la experiencia necesaria para llevar a cabo el proyecto.
Evaluar la viabilidad legal y regulatoria: Asegurarse de que el proyecto cumpla con todas las normativas y regulaciones locales, incluyendo los permisos necesarios para la construcción.
Analizar la viabilidad operativa: Considerar cómo será gestionado y mantenido el edificio una vez completado, incluyendo costos de operación y mantenimiento.
Una vez que se han definido los objetivos, el alcance y se ha evaluado la viabilidad del proyecto, se puede proceder con la planificación detallada y la ejecución del proyecto de construcción del edificio de oficinas. Es importante revisar y ajustar estos aspectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto según sea necesario para garantizar su éxito.
Fase de Planificación:
En esta etapa, se elabora el alcance y se desarrolla el plan de gestión del proyecto. Aquí es donde se aplican los siguientes principios clave de la gestión de proyectos:
· Definición clara del alcance: El equipo del proyecto determina los requisitos específicos del edificio de oficinas, incluyendo el tamaño, la ubicación, las características de diseño, los materiales a utilizar, etc.
· Establecimiento de metas y objetivos SMART: Se definen metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de tiempo definido para el proyecto. Por ejemplo, se establece que el edificio debe estar terminado dentro de un período de 18 meses y cumplir con los estándares de sostenibilidad LEED Silver.
· Identificación y gestión de riesgos: Se realiza un análisis de riesgos para identificar posibles obstáculos y se desarrollan estrategias para mitigarlos. Por ejemplo, se identifican los riesgos relacionados con la disponibilidad de materiales, las condiciones climáticas adversas y los cambios en los requisitos legales y normativos.
Desarrollar un plan del proyecto:
· Identificación de Actividades: Se debe realizar un desglose del proyecto en actividades específicas necesarias para completarlo, identificando las dependencias entre actividades, es decir, qué actividades deben completarse antes de que otras puedan comenzar.
Luego se debe estimar la duración de cada actividad en términos de días, semanas o meses, utilizando datos históricos, la experiencia del equipo y la consulta con expertos en la industria.
· Secuenciación de Actividades: Se procede a organizar las actividades en una secuencia lógica, teniendo en cuenta las dependencias identificadas. Utilizando un diagrama de red de actividades, como un diagrama de precedencia o un diagrama de flechas, para visualizar la secuencia de actividades y las relaciones entre ellas.
· Estimación de Recursos: Se determinan los recursos necesarios para cada actividad, incluyendo mano de obra, materiales, equipo y cualquier otro recurso necesario. Se debe considerar la cantidad de cada recurso requerido y la duración de su disponibilidad durante el proyecto.
· Desarrollo del Cronograma: Utilizando la secuencia de actividades y la estimación de recursos, se procede a crear un cronograma detallado del proyecto: asignando recursos a las actividades en el cronograma y calculando la duración total del proyecto.
· Estimación de Costos: Se deben considerar los costos asociados con cada actividad, incluyendo mano de obra, materiales, equipo, subcontratación y cualquier otro costo relacionado.
En resumen, la aplicación de los fundamentos y principios clave de la gestión de proyectos en un caso real, como la construcción de un edificio de oficinas, implica una planificación detallada, una ejecución eficiente y un control continuo del progreso y los riesgos para garantizar el éxito del proyecto dentro de los límites de tiempo, costo y calidad establecidos.