En la actualidad, la capacidad de entregar proyectos a tiempo, con presupuestos exactos y completamente alineados con los objetivos que el cliente requiere son la clave para tener ventaja en un mundo cambiante y altamente competitivo desde el campo empresarial y no empresarial, es en este sentido donde el gerente de proyecto viene a tener una labor altamente compleja en la que combina capacidades organizativas, herramientas, metodologías y habilidades interpersonales, entre otras para dirigir el proyecto.
Existen algunos elementos claves como fundamentos y principios de la gestión de proyectos, pues todo proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto o en su efecto un servicio, es decir, tiene un principio y un final, por tanto, debe incluir la cronología, alcance, así como los recursos que se requerirán para el desarrollo de este (Moreno et al, 2016).
Al mismo tiempo, se compone de objetivos, cronograma, presupuesto, partes interesadas y el gestor del proyecto, este último también vigila y se esmera para que se tengan efectos o impactos positivos económicos, sociales, técnicos y ambientales, ya que todo proyecto es un sistema que consta de muchas partes dinámicas e interrelacionadas.
Ahora, se toma como referencia un caso real en la gestión de proyectos ambientales-culturales, el proyecto denominado: El fomento de la protección de abejas como elemento cultural ancestral, económico y biológico para mantener los procesos de Vida en el Bosque Seco Tropical del Corredor Biológico Paso del Mono Aullador, esto para realizar un análisis del ciclo del proyecto.
La etapa de iniciación representa un análisis detallado, dicho de otra manera, plantear objetivos medibles y alcanzables, debe visualizarse una meta por alcanzar y hacia dónde direccionar el proyecto, donde se deben analizar las necesidades del cliente, el trabajo que se requerirá realizar, el contexto del proyecto, grupos meta, riesgos que contempla, recursos para la ejecución, así como el tiempo o plazo establecido para el cumplimiento de este.
El desarrollo del proyecto muchas veces va a requerir de diversos tipos de experticia, por lo que es común definir un alcance donde también se proyecten las capacidades de ejecución y conocimiento que devengan en el análisis de viabilidad previamente o de un seguimiento posterior a la finalización del mismo. Se debe tener claro hasta dónde llega la capacidad de ejecución para no realizar tareas que no estén establecidas, así como restricciones propias del proyecto o los factores externos que puedan incidir en el cumplimiento (Miranda, 2017).
Para el estudio de caso, a la hora de realizar una planificación detallada es importante asegurarse que los involucrados comprendan claramente los límites que tiene el proyecto, establecer un plan de recursos y presupuesto, un plan de comunicación del proyecto, cronograma de actividades, además de un proceso formal para las solicitudes de cambios, esto pensando en la flexibilidad de este.
Cabe señalar que no es recomendable tener un proyecto que sea inmodificable pero tampoco se recomienda que todos puedan fácilmente realizar cambios porque se generaría una corrupción del alcance, en este sentido el proyecto tiene un alcance baste grande porque debe considerar lo ancestral, económico y ambiental, entorno a la protección de las abejas, así como un tiempo establecido de implementación de 1 año, de ahí el tema de flexibilidad.
Para la implementación es necesario formar un equipo de proyecto para ejecutar los planes y supervisar la ejecución, es decir, determinar todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos e imprescindiblemente se deben determinar los factores de riesgo y adoptar medidas para reducirlo, generar una estructura desglosada de trabajo (Gido y Clements, 2012).
Respecto a la asignación de recursos del proyecto, es trascendental identificar los recursos disponibles ya que la asignación efectiva permite utilizar correctamente los recursos del equipo, maximizar los resultados, así como respaldar los objetivos, para ello es necesario identificar a los miembros del equipo de trabajo, las herramientas, presupuesto, entre otros y más para este tipo de proyectos en los que el financiamiento limitado disponible es de $ 17.000.000, por esta razón todo debe estar bien planificado y presupuestado.
No obstante, además del plan de ejecución y del presupuesto también es importante crear un mecanismo que permita vigilar el cumplimiento de la ejecución, como por ejemplo definir hitos claros y mesurables, en los resultados, tareas y actividades que deben realizarse en un determinado plazo y que a la vez cumplan ciertas normas de calidad.
Dichosamente existen diversos instrumentos y metodologías que pueden ayudar al gerente o gestor del proyecto a definir, monitorear y controlar las tareas o recursos utilizados, de manera organizada y fácil, algunas de estas metodologías son el diagrama de Gantt y diagrama PERT, son de rápida implementación y facilitan un adecuado monitoreo.
Para el caso del diagrama de Gantt, representa de manera gráfica un calendario que ayuda a planificar, coordinar y controlar las tareas concretas que lleva el proyecto y a un lado del diagrama se enumeran las tareas o actividades que se deben realizar y a la derecha de estas el tiempo para completarlas en una línea de barra y si se mantiene el grafico actualizado con información real del proyecto se podrá detectar y estimar los costos de retraso del proyecto.
Además del diagrama de Gantt, existen otras herramientas como hojas de cálculo que también son útiles para la generación de informes personalizados de avance o sofware de gestión de calidad, todas estas herramientas son importantes de incluir para la gerencia.
El seguimiento minucioso es fundamental para alcanzar el éxito, ante las complejidades inherentes, sobre todo porque el proceso va más allá de la revisión del cumplimiento de tareas o actividades pues se trata de una estrategia indispensable para asegurar la alineación de los objetivos y la satisfacción de los interesados.
Uno de los cimientos fuertes o pilares del seguimiento y control, es la identificación temprana de desviaciones respecto al plan inicial, la detección temprana es trascendental para la identificación de problemas potenciales que podrían impactar y afectar negativamente el proyecto, de ahí la importancia de mantener un riguroso control para impedir que las mínimas desviaciones se conviertan en grandes obstáculos a futuro.
El cierre es la última etapa del proyecto, la misma consiste en atar los últimos “cabos” o pendientes que se tengan por realizar, para ello es indispensable revisar los planes del proyecto, cronogramas y demás en caso de que algo haya quedado aun por realizar, una vez hecho esto se terminan las tareas administrativas como el cierre de presupuesto, se comunican las notas o dudas que haya al equipo de trabajo y se organiza una reunión post mortem para compartir y revisar las lecciones aprendidas, una vez listo esto se procede a compartir el informe final, detallando el desempeño del proyecto.
Agregar según Gray y Larson (2009) el plan de cierre incluye varias actividades de conclusión muy importantes como:
1. Obtener la aceptación de entrega del cliente, entidad o cooperante.
2. Cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos.
3. Reasignar a los miembros del equipo del proyecto
4. Cerrar las cuentas y ver que todas las notas se paguen.
5. Evaluar al equipo del proyecto, a los miembros de éste y al administrador del proyecto.
Reflexionando, los proyectos al igual que los poemas necesitan y merecen cierres grandiosos y si la conclusión es desorganizada puede invalidar todo el esfuerzo y trabajo arduo que se haya realizado, por eso los cierres deben ser exitosos.
Por su parte, el liderazgo es un elemento importante en el desarrollo organizacional, precisamente por la capacidad y habilidad para incidir o influir en la toma de decisiones con el propósito de llevar a cabo objetivos concretos y de mejora de desempeño durante la realización del proyecto.
El rol de un líder es motivar, resolver conflictos, impulsar al personal que tenga a cargo, introducir cambios, mantener una adecuada comunicación, resolver conflictos, proyectar u orientar los procesos, en fin, son muchas las características que debe tener un líder para que todo salga exitoso y por último recordar que los proyectos son personas, por eso el manejo del talento humano siempre será un pilar para desarrollar cualquier tipo de proyecto por más pequeño o grande que sea.
Bibliografía
Gido, J. & Clements, J. (2012). Administración Exitosa de Proyectos. Quinta Edición. Disponible en. https://campusvirtual.icap.ac.cr/mod/resource/view.php?id=141666.
Gray C. y Larson E. (2009). Administración de Proyectos. Cuarta Edición. Disponible en. https://campusvirtual.icap.ac.cr/mod/resource/view.php?id=143170.
Miranda, J. (2017). La Gerencia Integrada de Proyectos. Disponible en. https://campusvirtual.icap.ac.cr/mod/url/view.php?id=141664.
Moreno N. et al. (2016). Introducción a la Gerencia de Proyectos, Conceptos y Aplicación. Disponible en. https://campusvirtual.icap.ac.cr/mod/resource/view.php?id=141662.