La institución para la cual trabajo financia proyectos de organizaciones con el fin de mejorar las condiciones socioeconómicas de las personas asociadas que se encuentran en pobreza. Una propuesta presentada en el año 2023 por una asociación de mujeres, consistía en la adquisición de mobiliario y transporte para brindar un servicio de alimentación, esto generaría empleo a las mujeres y aumentaría sus ingresos económicos.
Aunque la institución no se especializa en la formulación de proyectos, invierte una gran cantidad de recursos públicos para financiar estas propuestas que con el tiempo no siempre resultan exitosas. La forma en la que la institución gestiona los proyectos presenta más características de corte tradicional donde se sigue un enfoque secuencial y predictivo con muy poca interacción entre las partes. Por lo tanto, me gustaría tomar este caso como ejemplo para aplicar los fundamentos y principios de la gestión de proyectos que hemos estudiado en las clases.
Primero, utilizaría un enfoque incremental donde se construya articuladamente una propuesta y se diseñe, desarrolle y pruebe de manera iterativa. El ciclo de vida del proyecto estaría compuesto por las fases de Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Cierre. Retomando el caso del proyecto del servicio de alimentación que deseaban brindar este grupo de mujeres, las primeras dos fases se llevarían a cabo de la siguiente manera:
1. Iniciación: En esta etapa se definen los problemas, objetivos, alcance y viabilidad del proyecto, para esto primero haría un taller con las mujeres de la organización donde ellas mismas definan sus principales necesidades, así como sus objetivos mediante la técnica del Árbol de problemas y objetivos. En un segundo momento, realizaría un mapeo de actores involucrados en el proyecto y su relación con el proyecto en conjunto con la organización de mujeres. Tercero, iniciaría con la redacción de la propuesta, todo lo relacionado con la formulación del proyecto a nivel de perfil. Por último, para finalizar esta etapa, llevaría a cabo un taller con la organización de mujeres y las instituciones locales que brindan apoyo al grupo para retroalimentar el proyecto, así como validar la propuesta.
2. Planificación: La planificación también se desarrollaría en conjunto con la organización de mujeres, en esta etapa se definiría el costo del proyecto mediante la elaboración de un presupuesto, también la planificación de las actividades reflejadas en un cronograma y un plan general de trabajo donde se detalle las acciones a realizar en un escenario cambiante o si sugiere un imprevisto.
Como se menciona en la Nota Técnica del curso, el proceso de adquisiciones en la gestión de proyectos, como el ejemplo que se ha utilizado en este trabajo, abarca la compra o contratación de productos, servicios o resultados externos necesarios para completar el proyecto. El objetivo es asegurar que las adquisiciones se realicen de manera efectiva y eficiente, contribuyendo al éxito del proyecto al obtener los mejores recursos disponibles en términos de calidad, costos y tiempo. Los procesos clave en proyectos de adquisición son:
· La planificación de adquisiciones: Definir qué comprar o adquirir y determinar cuándo y cómo hacerlo.
· Selección de Proveedores: Evaluar y elegir proveedores basándose en criterios establecidos.
· Gestión de Contratos: Administrar la relación contractual con los proveedores para asegurar la entrega conforme a los términos acordados.
Para concluir, considero que la forma en la que se desarrollan los proyectos en la institución donde trabajo tiende a ser más administración de proyectos que gerencia de proyectos, ya que el rol de la institución es evaluar las postulaciones y asegurarse que se cumplan los requisitos legales, financieros, técnicos y sociales. Si tuviera que clasificar la intervención institucional como un liderazgo, lo catalogaría como un liderazgo Laissez-faire ya que mi percepción de la institución en temas de proyectos es que hay poca dirección y cohesión, los espacios de iteración con las organizaciones son pocos, desde este lado institucional, tiende a ser resumirse el trabajo como verificar si las propuestas de proyectos cumplen con los requisitos institucionales y si no es así, entonces se procede con la exclusión del proyecto del proceso de postulación. Ante esta situación, sería útil utilizar la estrategia de Comunicación efectiva con todas las partes interesadas, algunas herramientas que se podrían implementar dentro de esta estrategia son desarrollar un plan de comunicación, fomentar la retroalimentación, utilizar herramientas de comunicación rápidas y efectivas como Google Drive, Microsoft OneDrive, Google Forms, entre otros.