A continuación, se realiza un análisis situacional del proyecto de Creación de un Sistema Informático para la aplicación de pruebas a persona con discapacidad en la Dirección General de Servicio Civil.
Tras reconocer una problemática en la institución, como es el hecho de que el sistema actual para las administración y aplicación de pruebas, no se ajustan a las necesidades específicas de las personas con discapacidad, dado que este no permite el uso de imágenes, no es amigable con el uso de lector de pantalla, no permite uso de diferentes versiones de las pruebas según el tipo de ajuste que requiere esta población. Imposibilitando con ello la garantía de los derechos de las personas con discapacidad en igualdad de condiciones con las demás personas.
Al saber que los datos estadísticos demuestran que esta carencia influye de forma directa en el desempeño de estas personas al momento de la evaluación. Ante la posibilidad de que la Dirección General de Servicio Civil (DGSC) este incurriendo en un acto de discriminación por motivo de discapacidad, se fundamenta la realización de un proyecto que atienda la problemática identificada, por medio de la creación de un software.
Considerando el tipo de producto que se espera obtener con el proyecto, para su desarrollo se implementarán metodologías de tipo ágiles, mismas que surgieron para el desarrollo de software y como menciona Fernández et al (2013), “las metodologías ágiles son flexibles, pueden ser modificadas para que se ajusten a la realidad de cada equipo y proyectos” (p. 31). Tal es el caso de la DGSC, puesto que no se encuentran determinadas las características especifica del sistema, su desarrollo va estar sujeto al contexto y la metodología debe permitir cambios en el proceso.
Para el presente análisis se dará énfasis en las siguientes fases del ciclo de vida:
Iniciación: Para cumplir con esta etapa, se conformaría un grupo interdisciplinario integrado por profesionales de la Unidad de Tecnologías de Información con experiencia en el desarrollo de software, profesionales del Área de Reclutamiento y Selección de Personal con conocimiento en creación y aplicación de pruebas, expertos en atención de personas con discapacidad y representantes del Despacho que tengan conocimiento presupuestario y de la norma.
Los primeros aportaran en la parte técnica de la definición de los objetivos, dado que son ellos quienes pueden determinar qué tipo de sistema se puede desarrollar, así como determinar los objetivos específicos para cumplir con el alcance del proyecto. Los profesionales del despacho permiten intervenir en la parte de viabilidad normativa y presupuestaria de los objetivos que se propongan.
También se seleccionará un gestor del proyecto, con experiencia en estos procesos, que es quien organizará este grupo y realice la revisión final de los objetivos, viabilidad, alcance, así como llevar la batuta en el desarrollo del proyecto, distribuyendo tareas, asegurando con ello cumplir el desarrollo del sistema en el tiempo establecido con los recursos disponibles.
Esta persona se encargará de la comunicación entre las partes, por lo cual es una competencia que debe tener bien desarrollada, tanto a nivel verbal como escrito y la escucha activa de los involucrados. Al asumir este rol, debe demostrar en la gestión comportamientos de liderazgo, que motiven a su equipo en el desarrollo de las etapas para alcanzar la meta en tiempo y forma. Asimismo, poseer habilidad para el manejo de conflictos que pudieran generarse en el equipo, así como involucrados externos, por ejemplo, usuarios con discapacidad, entes políticos, entre otros.
Para determinar el alcance del proyecto, puesto que un sistema informático puede ser bastante amplio y divergente, se realizará una revisión en dos sentidos; primero la población meta a la que se dirige el producto (sistema), si bien se sabe que son persona con discapacidad, se trata de un grupo poblacional que presenta mucha diversidad a considerar. Por lo cual se analizará los registros de las personas que han aplicado prueba, tipos de discapacidades que presenta, apoyos o ajustes solicitados, así como la oferta de esta población para realizar pruebas, es decir personas que se han inscrito en los procesos concursales y que aún no han sido atendidos.
Como segundo elemento se analizará el contexto donde se desarrollará el proyecto, es decir la DGSC, específicamente el tipo de pruebas, procesos concursales, software con que cuenta la DGSC actualmente para la evaluación de esta población.
Es decir, los dos elementos indicados, permitirán establecer los requerimientos del software y con ello el producto específico que se desarrollará, el entregable final.
Para determinar la viabilidad del proyecto, se realizará un análisis de los elementos técnicos, es decir corroborar que el desarrollo de este sistema permita atender la problemática identificada, administrativos, en la que se determine la capacidad organizacional para llevar a cabo el proyecto. Normativo, de esta forma se garantiza el cumplimiento con la normativa establecida tanto a nivel de la organización como nacional en tema de atención de personas con discapacidad.
Y presupuestaria, en cuanto a está, considerando las restricciones, se incluirá de previo una partida específica para el desarrollo del proyecto y principalmente se apuesta a la utilización de las herramientas disponibles en la institución, específicamente almacenaje de la información en la nube, Microsoft 365. Asimismo, se incluirá este proyecto en el Plan de Trabajo Anual (PTA) de las áreas involucradas y en el individual de las personas seleccionadas para el desarrollo, lo que aseguraría que se cuente con el recurso humano para que pueda dedicarse al proyecto.
Planificación: debido a la escasez de recurso humano en la institución, a excepción de profesionales que por fuerza mayor o situación externa deban salir, el equipo será el mismo de la iniciación.
Considerando los documentos generados en la fase de iniciación, partiendo de la matriz del marco lógico, resultados y actores involucrado, se confeccionaría un diagrama de Gantt donde se visualice los componentes del proyecto, organizados en las tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos, distribución de responsables, y equipos de trabajo, determinar los medios de verificación de cumplimiento, entregables y plazos para cada uno. El plan debe considerar los posibles incidentes de riesgo para el cumplimiento del proyecto y medidas correctivas de las mismas.
Se establecerá el presupuesto y una plantilla en Excel de monitoreo del mismo para valorar el avance contra el cumplimiento de los objetivos y los recursos invertidos. De esta forma que se permita dar seguimiento al gasto real contra lo estimado.
Se confeccionará un cronograma y se utiliza una herramienta que permita dar seguimiento al mismo. Se establecerán la frecuencia de las reuniones de equipos. Se reitera en esta parte, la importancia de la comunicación, el gestor tiene que mantener comunicación con los equipos asignados para conocer los avances del proyecto, así como trasmitir esta información a los altos jerarca, ya que son estos quienes toman decisiones.
En resumen, en esta fase se realizará la segregación de los objetivos en las actividades requeridas para el cumplimiento de los mismos, el destalle de los recursos (económicos y humanos) necesarios y el plazo que se proyecta para que se pueda tener el software según los requerimientos iniciales.
Por otra parte, tal como ya se mencionó la figura del gestor de proyecto, es trascendental en el desarrollo del sistema, esto analizando la cultura organizacional donde las áreas de trabajo tradicionalmente se encargan de sus funciones, laborando de forma aislada, sin reconocer la importancia del trabajo en equipo para el logro de los objetivos institucionales.
Lo anterior se ve agravado por la falta de comunicación entre áreas, lo que implica un reto para el líder del proyecto, donde debe demostrar que cuenta con las competencias personales que permitan alcanzar el proyecto.
Por consiguiente, el gestor debe delimitar estratégicamente la función de cada involucrado, así como funcionar como negociador entre disciplinas, que permitan integrar los componentes informáticos con la parte técnica de la evaluación de las personas con discapacidad.
Referencias
Fernández et al (2013). Revisión de metodologías ágiles para el desarrollo de software. PROSPECTIVA, vol. 11, núm. 2, julio-diciembre 2013, pp.30-39. Universidad Autónoma del Caribe.
https://www.redalyc.org/pdf/4962/496250736004.pdf