Iniciación:
Como indica Guido, J. y Clements, J. (2012) “Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto consiste en la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el patrocinador que autoriza un proyecto haga frente a la necesidad identificada o resuelva el problema.” (p.10)
De esta forma, el desarrollo de este proyecto responde a la necesidad de evaluar la idoneidad para el ingreso al Régimen de Servicio Civil Costarricense con pruebas actualizadas, vigentes y que se ajusten a los perfiles profesionales.
Asimismo, el Gobierno de Costa Rica en línea con el compromiso asumido por formar parte de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), arrojó una serie de recomendaciones para fortalecer la Gestión Estratégica de los Recursos Humanos para el Régimen de Servicio Civil, que incluye introducir la gestión de competencias. Debido a esta recomendación, la Dirección General de Servicio Civil (DGSC) inició un trabajo de formulación de acciones tendientes modernizar su sistema de reclutamiento y selección y las pruebas psicométricas utilizadas para la declaración de la idoneidad.
Para valorar la viabilidad de proyecto, en primer lugar, se realizó un informe con el objetivo de determinar si las pruebas empleadas hasta ese momento por la DGSC para evaluar la idoneidad, permiten medir las competencias transversales definidas en el Diccionario de Competencias del Régimen de Servicio Civil. Los resultados obtenidos refieren a que dichas pruebas no evalúan competencias, por lo que se recomienda la elaboración de nuevas pruebas.
Posteriormente, se realizó una exploración y valoración de las alternativas que ofrece el mercado, mediante empresas privadas y públicas, para la construcción y aplicación de pruebas que evalúen las competencias transversales definidas. Sin embargo, las opciones encontradas no se apegaban a lo requerido, o resultaban de alto costo y la DGSC no podía darle sostenibilidad a dicho proyecto.
Se concluye, que la opción viable, es que las personas funcionarias de la DGSC construyan dichas pruebas, para lo que se realizó un proyecto de cooperación, que consistió en una consultoría para el acompañamiento técnico de un Asesor experto, con el apoyo de la Cooperación de la Fundación Konrad Adenauer (KAS).
Identificándose en esta opción, un gran beneficio para la institución, ya que, permitiría contar con un grupo de personas funcionarias capacitadas para continuar creando pruebas y modernizando el proceso de acuerdo con las necesidades futuras.
Para dicho proyecto se estableció el siguiente objetivo, que parte de las necesidades de la institución y del cumplimiento con los organismos internacionales:
· Diseñar e implementar la medición de dos de las competencias transversales definidas en el Diccionario de Competencias para la Función Pública en el Régimen de Servicio Civil para el estrato gerencial.
Planificación:
En esta etapa se estableció el qué se debía hacer, cómo se hará (actividades, secuencia), quién lo va a hacer (recursos, responsabilidad), cuánto tiempo tomará hacerlo (duración, programa), cuánto dinero costará (presupuesto), y cuáles son los riesgos. (Guido, J. y Clements, J., 2012, p.11) Se estableció un cronograma de trabajo tipo cascada, en conjunto con el Asesor externo que permitía ir cumpliendo con los entregables, y que considerara los recursos de las personas funcionarias, tiempos y dificultad de las tareas a desarrollar. El proyecto se debía ejecutar en un plazo de 8 meses, por lo tanto, todas las fases del proyecto se planificaron desde su inicio. Se utilizó la herramienta Diagrama de Gantt, cuyo objetivo es dar un orden en la ejecución de las tareas. (secuencia, duración y grado de avance de las tareas).
Relacionado con los recursos, el pago del Asesor Externo fue asumido por el cooperante, se establecieron con las fechas de entrega de los productos establecidos para el proyecto. Otros recursos necesarios, estaban asumidos en el presupuesto institucional, por ejemplo, salarios de las personas profesionales, equipo de cómputo, software de análisis estadístico, transporte, entre otros.
Ejecución:
Para su ejecución del proyecto se estableció un equipo de cuatro personas profesionales, una de las cuales tenía el cargo de líder del proceso, que le correspondía ser enlace entre las partes, asesor, jefatura de unidades administrativas, jerarcas y el equipo.
Asimismo, esta persona líder del proceso le correspondía el seguimiento al cumplimiento de cronograma, entrega de productos, solicitar recursos cuando fuera necesario, y mantener canales de comunicación adecuados a lo interno y externo del equipo, así como el monitoreo y avance del proyecto.
El equipo recibió por parte del asesor externo capacitación teórica, apoyo conceptual y metodológico. Sin embargo, este augestiono el proceso de acuerdo con las tareas, plazos, recursos y dificultadas de cada una de las etapas del ciclo. Como metodologías de trabajo se apoyó en el cronograma de Gantt, reuniones de trabajo de equipo, seguimiento de tareas mediante correos, tableros y otros.
Al ser este un proyecto desarrollado en una institución pública, es de suma importancia el cumplimiento normativo, desde la constitución del convenio con el cooperante, así como todo el proceso, se aseguró que cumpliera con el marco normativo, regulaciones, estándares nacionales e internacional, por ejemplo se consideró los estándares nacionales e internacionales en construcción de pruebas, las regulaciones del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica, votos y recomendaciones de la Sala Constitucional, entre otras.
En cuanto a la administración financiera, específicamente lo relacionado con el pago de honorarios del asesor externo fua asumido por el Cooperante, solamente se debía indicar mediante oficio el cumplimiento de la entrega de los productos acordados, función que le correspondía ejecutar a la persona líder del proyecto. En este proyecto, no se realizaron adquisiciones, compras o contrataciones públicas.
La gestión de riesgos fue realizada de manera constante por parte del equipo y la persona líder, para atención de posibles riesgos detectados en la administración de proyectos se contó con el apoyo del Despacho del director general, quien aporto en la búsqueda de soluciones.
En este proyecto se contó con un estilo de liderazgo participativo, que promovió la toma de decisiones del equipo como una unidad comprometida con el cumplimiento del objetivo, lo que resulto muy positivo, porque el equipo se comprometió con la tarea y motivado, con consciente del impacto del producto final en el quehacer institucional. La toma de decisiones se realizó desde la lluvia de ideas, y la presentación de ideas fundamentadas en elementos teóricos, y la negociación, se utilizó técnicas como escucha activa, preparación detallada y flexibilidad.
Estas estrategias permitieron que se entregará un producto final de calidad en el plazo establecido (8 meses) y que posteriormente, se brindará más recursos humanos (4 profesionales adicionales) para continuar con la creación de pruebas en una segunda etapa del proyecto.
Referencias:
- Guido, J. y Clements, J. (2012). Administración exitosa de proyectos. Quinta edición.
- Quirós, P. (2024). Sistema Gestión, Administración y Dirección de Proyectos (GAD). Nota Teórica del Módulo 1, Maestría en Gerencia de Proyectos para el Desarrollo ICAP.