Gran parte de la experiencia adquirida en proyectos se relaciona con la gestión vial de la red del cantón de Sarapiquí. Este gobierno local se encarga del mantenimiento y mejoramiento de aproximadamente 1100 kilómetros de caminos, según el registro de la última actualización del Plan Vial Quinquenal de Conservación y Desarrollo.
Para el estudio en cuestión, se considerará el proyecto de mejoramiento de la superficie de ruedo del camino 4-10-028 Canfín-Zapote, el cual se inició en el año 2022 y no se ha concluido actualmente.
Dicho proyecto, tiene como alcance la ampliación de la vía, mejoramiento del sistema de drenaje y la colocación de carpeta asfáltica. En la etapa de iniciación y planificación se consideró que la Unidad Técnica de Gestión Vial tenía la capacidad operativa para realizar con maquinaria propia todos los trabajos de ampliación, sustitución y colocación de tubería pluvial, pre-nivelación de la calzada, así como la colocación y conformación del material de base granular, únicamente se contrataría la colocación de la carpeta asfáltica.
Una vez se inició la ejecución de los trabajos, comenzaron a surgir una serie de problemas, como fallas mecánicas de maquinaria y del quebrador municipal. Largos periodos en contratación administrativa para las reparaciones generaron atrasos y la detención de los trabajos, al mismo tiempo, que se iba venciendo el plazo de ejecución presupuestaria del contrato para la colocación de la carpeta asfáltica, para evitar que los recursos se trasladaran a superávit, se redirigieron hacia otros proyectos. A finales del año anterior, pese a tenerse contemplado por parte de alcaldía asignar los recursos nuevamente, el concejo municipal no los aprobó, por lo que en la actualidad el proyecto se encuentra suspendido.
Ahora bien, con el escenario expuesto anteriormente, se considera que la gestión del proyecto debió desarrollarse como se explica a continuación.
En la fase de iniciación, es fundamental aplicar los fundamentos y principios clave de la gestión de proyectos para asegurar una definición clara y efectiva de los objetivos del proyecto. Se debe considerar exhaustivamente las necesidades del sitio, las actividades productivas de la zona, la conexión con otras comunidades y las opiniones de los interesados. Además, es esencial implantar el pensamiento de que cada proyecto es único, reconociendo sus particularidades.
En cuanto a la viabilidad, se podría aplicar el principio de transferencia de riesgos para mitigar posibles retrasos debido a problemas con el equipo y maquinaria municipal. Esto implica analizar la conveniencia de asignar la totalidad de las actividades a un contratista externo. Aunque esta medida podría afectar el alcance y generar un mayor costo, se debe considerar si este costo es comparable con el de mantener el proyecto suspendido y realizar mantenimiento preventivo para que los trabajos ejecutados no pierdan condiciones.
En la fase de planificación, los fundamentos de la gestión de proyectos se aplicarían en la elaboración de planes detallados. Utilizando los productos de la fase anterior, se delimitaría el alcance considerando los recursos asignados. Se establecerían claramente las responsabilidades y funciones de los miembros del equipo, tanto de la Unidad Técnica de Gestión Vial (UTGV) como de la empresa adjudicada. La planificación incluiría la elaboración de un cronograma detallado.
En lo que respecta a la calidad, se aplicaría el principio de cumplimiento normativo, asegurándose de que la obra cumpla con los lineamientos del Manual de Especificaciones Generales para la Construcción de Caminos, Carreteras y Puentes CR-2020. Esto implica la exigencia de autocontrol de calidad por parte de los oferentes mediante un laboratorio acreditado por el ECA, y la designación de otro laboratorio acreditado por la administración para la verificación de cumplimientos. Se establecería claramente en el cartel de licitación y el contrato que el pago está condicionado a los resultados de los ensayos.
Durante la fase de ejecución, se llevaría a cabo una reunión pre-inicio para presentar el equipo de proyecto y recalcar las condiciones contractuales (alcance, costo, tiempo y calidad). Se asignaría un ingeniero municipal a tiempo completo para verificar el suministro y la colocación de cantidades contratadas, así como la correcta ejecución técnica.
Se aplicaría el principio de monitoreo y control mediante un seguimiento semanal del avance del proyecto, actualizando el porcentaje de avance del cronograma utilizando herramientas informáticas. También se realizaría una revisión continua de los resultados de los ensayos de calidad, comunicando cualquier desviación al ingeniero responsable del contratista con el propósito de realizar las correcciones que correspondan.
En la fase de cierre, se llevaría a cabo una revisión exhaustiva de todos los informes de verificación de calidad. Si los resultados cumplen con las especificaciones, se procedería a un recorrido final con representantes clave (encargado de la UTGV, el ingeniero municipal a cargo del proyecto, el ingeniero residente del contratista y el ingeniero director técnico del contratista). La recepción provisional se formalizaría mediante un acta, seguida de una segunda visita técnica un mes después para la recepción definitiva, siempre y cuando se hayan corregido los problemas identificados. Una vez realizados los pagos correspondientes y completada la recepción definitiva, se procedería con el finiquito contractual.
En lo que respecta a la obra física, se oficializa la apertura mediante comunicados del municipio.
Con relación a los aspectos organizativos y de negocios, en el caso de proyectos de la administración pública todo se rige por la legislación nacional, desde los procedimientos para adquisiciones y contrataciones, hasta el cumplimiento de normativa técnica como el CR-2020. Por otro lado, la gestión del riesgo en este gobierno local depende en gran medida de los encargados de los departamentos, esto sería contemplado desde la fase de iniciación, pues como se analizó al inicio, una deficiente gestión del riesgo genera inconvenientes con el cumplimiento del alcance, costos, tiempo y calidad.
En general, en la dirección de proyectos se debe contar con una serie de habilidades blandas para tener éxito, el liderazgo representa una habilidad preponderante, tener un líder que motive, guíe y dirija a su equipo genera un compromiso fuerte para el cumplimiento de metas y objetivos, la toma de decisiones estratégica permite la evaluación de datos y la selección de la mejor decisión de acuerdo a los recursos con que se cuenta, la negociación y comunicación efectiva genera la gestión óptima de perspectivas de los involucrados (cliente, equipo, población afectada), así como la resolución positiva de conflictos.