Desde mi experiencia que es solo teórica, no tan aplicada por no estar laborando directamente en la elaboración de proyectos.
Supongamos que me contratan para elaborar un proyecto de prefactibilidad sobre siembra de café. Primero, en una reunión con los inversionistas les consultaría ¿Qué pretenden con el proyecto? ¿Cuáles son sus expectativas? ¿Si tienen experiencia en la siembra de este cultivo? ¿Tiempos de entrega? Definición de fechas de reuniones. Además, aprovecho el espacio y les presentó a mi equipo de trabajo, con este preámbulo comenzaría la investigación.
Posteriormente, identificaría el problema o la oportunidad en este proyecto, con una revisión de antecedentes, estudiando la experiencia en el negocio de los involucrados, con un análisis de la situación actual del mercado del café a nivel latinoamericano, desde el punto de vista que Brasil y Colombia son grandes exportadores de café, revisando los antecedentes de la exportación del café en el país.
Se generarían dos alternativas de proyecto, se prioriza la mejor a partir de las ventajas y desventajas de las alternativas y se decide con los inversionistas la alternativa de: “Sembrar 10 hectáreas de café, por etapas”.
A partir, de los datos de esta primera parte, definiría los objetivos, el alcance del proyecto, este último relacionado con la disponibilidad de terreno e insumos para la siembra y cosecha del café.
Elaboraría un estudio de mercado, donde describiría las características del café. Del mismo modo, se definen variables importantes a conocer del mercado del café como: precio en los últimos años del café, empresas o cooperativas compradoras de café, precio de la mano de obra para sembrar, abonar y cosechar, tiempo de producción, cantidad producida en Costa Rica, análisis de los productores actuales de café, costos de insumos de producción.
Asimismo, se realizaría un análisis de la oferta actual en el país y países de Latinoamérica, caracterización de los exportadores de café y un análisis del comportamiento de los precios en los últimos cinco años. También, estudiaría a las empresas privadas o cooperativas que comprar el café en grano, para procesarlo, este aspecto es de suma importancia debido a que, los inversionistas solo sembrarían el café en los primeros años y necesitan vender su cosecha a la mejor opción.
Desarrollo un estudio técnico, características de las 10 hectáreas, disponibilidad de insumos, análisis de costos de producción, determinación de cuantas etapas se deben de realizar para sembrar las 10 hectáreas, estudiar en qué lugar se comenzará la siembra, la distribución del terreno. Determinar la maquinaria o equipo necesario para el proceso de siembra.
Elaboración de Estudio Financiero y Evaluación Económica, definir la inversión inicial, balance general, determinar la VAN y TIR, para ver la vialidad financiera. Plasmar los datos del estudio de mercado en instrumentos contables de proyección.
Elaboración de Estudio ambiental, determinar el impacto ambiental de la siembra de café en las 10 hectáreas, determinación de factores importantes en el tema ambiental, como si la propiedad está cerca de nacientes de agua, además de revisión de uso de suelo y demás requerimientos de ser necesarios de la Municipalidad. Desde los estudios desarrollados, se definirá la viabilidad técnica, económica y ambiental del proyecto.
La planificación de un proyecto es importante porque optimiza recursos para cumplir los objetivos de este, en este proyecto usaría un Gráfico de Gantt, para el proceso de planificación, esto porque es una herramienta fácil de comprensión y de mostrar a los inversionistas. Asimismo, esta herramienta me permite asignar recursos y tiempos.
Se puede complementar el proceso de implementación de planes, la gestión de equipos a través de una metodología ágil, como Srumban, para que el equipo avance y cumpla los tiempos establecidos.
En cuanto a control y monitoreo, se establecen indicadores medibles para que cada equipo presente un avance según los indicadores. Además, para controlar el tema de desviaciones se identificarán los posibles riesgos del proyecto, para facilitar la toma de decisiones. Además, trabajaría la estructura organizacional, quién estaría a cargo de cada proceso, si se requiere personal capacitado para la contabilidad del proyecto, se plantearía los requerimientos legales de contratación de peones y demás para ejecutar el proyecto.
Por otro lado, al ser un proyecto familiar, el liderazgo debe de ser un liderazgo muy bien definido desde el principio, es decir, la persona encargada de liderar el proyecto comunicará en tiempo y forma a los demás interesados, el líder debe de ser elegido entre los socios que son hermanos, debe de existir canales de comunicación sólidos, espacios formales de dialogo para tratar temas de proyecto en cuestión. Asimismo, de trasparencia en la elaboración, ejecución y demás aspectos importantes del proyecto para evitar conflictos a futuro.
En una reunión formal con los inversionistas, presentaría el producto final, explicaría la metodología usada, los trabajos realizados a partir de las reuniones con ellos. Y una entrega en física a cada inversionista del proyecto.